欢迎你来到
当前位置:首页 > 企业运营 > 正文

会议管理 (会议管理制度)

2024-12-07 4302 0 评论 企业运营


  

本文目录

  

  1. 会议管理的流程
  2. 会议管理包括哪些内容
  3. 会议管理员主要职责有哪些
  4. 什么是会议管理
  5. 如何做好会议管理

一、会议管理的流程

3、确定与会者名单(尤其是团队以外的成员)。

  

4、通知并再次提醒与会者,使其明晓会议的目的、时间、地点。

  

5、准备会议使用的场所以及必备的器材与文具。

  

6、建立或确认开会时共识或守则。例如:会议准时开始,不准任何人迟到,别人在说话时不能打忿以及与会前需作准备等。

  

7、确实使议题都被处理,处理的方式是作成决议,延到下次再议或取消该议题。

  

8、记录重要的观点或决定,成员所被分派的任务。

  

9、记录非议程中所列项目以便下次讨论。

  

10、记录会议使用的时间、讨论的主题、完成的项目、作成的决定、与会者的姓名。

  

我们公司经常利用日事清来管理会议用来提高会议的效果。

会议管理 (会议管理制度)

  

二、会议管理包括哪些内容

1、会议内容有:由前言、主体和结尾三个部分。

  

2、前言部分交代会议概况,包括会议时间、地点、主持人、发言人、会议目的和任务、主要议题等。结尾部分一般标注出席人员、列席人员、缺席人员信息和文件公开属性等,和其他公文不同,会议纪要结尾不标注发文机关,一般没有附件。

  

3、会议记录是指在会议过程中,由记录人员把会议的组织情况和具体内容记录下来,就形成了会议记录。“记”有详记与略记之别。略记是记会议大要,会议上的重要或主要言论。

  

4、会议记录的主体部分是核心内容,写好主体部分决定着会议纪要的质量。主体部分按照逻辑关系可以分成三块,一是会议的精神,一般由“会议认为”等导语开头,写工作的总体情况分析、工作的重要意义和主要原则等。

  

5、二是会议的成果,一般由“会议明确”“会议决定”等导语开头,写会议对问题怎么办、工作怎么干等总体上的决策和部署;三是会议的要求,一般由“会议要求”“会议强调”等导语开头,写具体的工作安排和各部门要承担的具体任务等。

  

三、会议管理员主要职责有哪些

1、加强会议室卫生管理。无论每周开会与否,必须至少彻底清理一次会议室卫生。

  

2、做好会前准备。每次开会前,摆放好会议室各种设备。

  

3、做好会后事宜。每次会后,清点会议室物品,进行卫生清理。

  

4、做好设备维护。及时维修会议室设备。

  

5、注意设施设备安全。每次开会完毕,关好门窗,关闭电源。

  

6、无论在上班期间还是其他时间开会,必须来校进行会议准备。

  

四、什么是会议管理

1、会议管理是一个动态的合成词。从字面含义上讲,“会”的基本意思是聚会、见面、集会等;“议”的基本意思是讨论、商议。管理就是制定,执行,检查和改进。现代意义上的会议,是有组织、有领导地召集人们商议事情的活动。

  

2、会议管理体现了会议的四个基本条件:有组织、有领导、商议事情和集会。一个会议的构成,包括以下要素:会议名称、会议时间(含开始时间和终止时间)、会议地点、会议人员(出席人员、列席人员和工作人员)、会议组织、会议主题等。

  

3、会议的主要目的就是解决问题,但由于开会技巧不佳或过于频繁,不但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。频繁的会议与主管层的随意决策,常常是员工的梦魇;员工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下。如何能在会议中高效率且有效果地解决问题,是“高效会议管理技巧”的中心议题。我推荐用我们日事清去解决这个问题,在日事清的计划模板中有专门的会议管理模板。

  

五、如何做好会议管理

1、对于各类会议,可以从会前准备、会中控制、会后跟踪三个阶段规范会议运作。

  

2、凡是会议,必有准备。会前,会务秘书要把审核通过的会议材料提前发给与会人,与会人员要提前阅读材料并做好思考。执行秘书负责会前准备度检查,没有准备好的会议或议题必须取消。

  

3、凡是会议,必有主题。会议必须有明确的会议目标,并在正式会议通知中事先告知与会人员。各议题在会议准备的PPT前3页,必须说明汇报主题和目的。

  

4、凡是会议,会前必有议程。会前必须输出明确的会议议程,包括会议主题、议题、时间、与会人等,每一个议题必须有时间控制。会务秘书要在会前将确认的议程通知与会人员,保证与会人有充分的时间做好与会准备。执行秘书应协助召集人做好议题规划。各议题提案人会前必须识别利益干系人及与会人,保证强相关人员与会,提高决策效率,其他人员无需与会。

  

5、对于例行会议,应输出会议成员清单,明确角色职责。提案人同时要做好汇报材料的预审工作,材料精简,决策点清晰。

  

6、凡是开会,必须聚焦。会议要准时开始、准时结束。讨论要聚焦重点问题,不发散,会议主席有权利打断那些偏离会议主题的冗长的发言。各议题应遵从既定时间限制,会务秘书做好时间提醒。如无法得出结论,可暂放一下,避免影响其他议题,如果一个议题一定要有结论应事先通知与会人员,做好准备。

  

7、凡是会议,必有结论。会议要有准确完整的会议记录,并输出会议纪要或决议,并正式发布。会议的各跟踪事项一定要有责任人及完成期限,如需要多方资源配合完成,一定要在决议中明确说明,避免会后互相推诿,影响落地。

  

8、凡是会议,必有纪律。会议主席兼任纪律检查官,在会议前先宣布会议纪律,对于迟到要处罚,对于会议上不按流程进行要提醒,对于发言带情绪要提醒,对于开小会私下讨论的行为要提醒,对于在会上发恶劣脾气和攻击他人行为要进行处罚。

  

9、会议结束,必有追踪。“散会不追踪,开会一场空”。要加强稽核检查:执行秘书定期跟踪会议指定责任人对决策亊项的落实情况。在决议执行过程中,如发现原决议有不符合实际情况之处,或决议执行环境己发生变化,按程序重新提交上会审议,确保各项会议决议都能完成。

  

10、③抓住不落实的事+追究不落实的人=落实

  

11、基于规范的会议管理,通常在年底对第二年的重大会议做统一安排,并在内网公开发布。这就是精确到下一年度每一天的高层日历。

  

12、各部门根据此高层日历,可以安排本部门的ST会议、AT会议以及其他重大会议,如年度述职会、战略规划会等。


复制成功